Cómo organizo el tiempo: claves, rutinas y organización.

Calendario mensual

¡Ya está bien!, me dije a mi misma, se acabó el decir siempre “No tengo tiempo”, porque todas las personas tenemos exactamente el mismo tiempo, sólo que unas se organizan mejor que otras.

“Es hora de analizar qué tareas hago, cómo y cuándo las hago y mejorar mi rendimiento y mi productividad” – Justo éste fue el pensamiento que tuve unos meses atrás, siempre he sido una persona que aprovecha el tiempo pero que peca de mucha efectividad y de hacer muchas tareas a la vez, no logrando la eficiencia que yo quería.

Efectividad es hacer las cosas correctas, eficiencia es conseguir el resultado deseado o que se espera.

Desde hace años he estado haciendo las cosas correctas pero últimamente no estaba consiguiendo el resultado que esperaba y como consecuencia, mis objetivos y metas propuestas cada vez se atrasaban más. Suelo caer en la multitarea, consiguiendo hacer muchas actividades a la vez pero finalizando muy pocas, ¡error!. Seguro que más de un lector/a se encuentra o se ha encontrado en la misma situación.

Hace un mes mi productividad ha mejorado gracias a una serie de cambios y quiero explicarte en este post cómo organizo el tiempo actualmente.

Establece prioridades.

Hay un aspecto que está muy claro, cuando consideramos que algo es importante para nosotros, sacaremos el tiempo de donde sea para dedicarlo a ello. Cuando consideramos que algo no es importante, siempre buscaremos una excusa para no hacerlo o retrasarlo. Por lo tanto, ¿cómo distinguir entre lo que es importante y lo que no lo es?. Un ejercicio que nos hará ver las tareas con claridad, es hacer un análisis y dividirlas en importantes y urgentes, importantes y no urgentes, no importantes y urgentes y finalmente no importantes y no urgentes.

Tareas Importantes y Urgentes (CUADRANTE I)

Son tareas que debemos realizar si o si, por ejemplo: entregar una presentación en fecha. Si no realizamos estas tareas puede suponernos problemas. Son tareas que nos producen estrés y agotamiento.

Tareas Importantes y No Urgentes (CUADRANTE 2)

Son tareas importantes para nuestro crecimiento personal y profesional pero no son urgentes. Ejemplos: formación, planificación, toma de decisiones, etc. Estas tareas nos aportan visión, perspectiva y reducen el estrés.

Tareas No Importantes y Urgentes (CUADRANTE 3)

Tareas No Importantes y No Urgentes (CUADRANTE 4)

Son interrupciones: llamadas, WhatsApp, emails y cuestiones inmediatas. Nos producen concentración en ratos cortos.

Son actividades de las que podemos prescindir, triviales y que nos hacen perder el tiempo como ver la televisión, las redes sociales, etc.

Hacer esta clasificación de tareas no es nada fácil ya que requiere que analicemos todo lo que hacemos durante un día y cuánto tiempo destinamos a cada actividad. Darnos cuenta de dónde fallamos y dónde podemos mejorar, ser capaces de detectar esos hábitos que debemos corregir, es algo que nos ayuda a ser más conscientes.

¿Sabes lo que es la procrastinación?, es postergar tareas, actividades, responsabilidades, situaciones que se deben hacer, que debemos atenderla pero en su lugar preferimos hacer otras más agradables o que no tienen tanta importancia.

Si seguimos haciendo lo mismo que hasta ahora, vamos a conseguir exactamente los mismos resultados y eso no es lo que queremos. Queremos ser más productivos/as. Por lo tanto, debemos hacer cosas diferentes y cambiar nuestros hábitos.

Fuera distracciones.

Hoy en día es muy fácil distraernos con los aparatos electrónicos: móviles, ordenadores, tabletas, etc. Aplicaciones de fotografía, Youtube, redes sociales, juegos, etc. Es muy, muy fácil distraerse con otras cosas, así que si no tienes que trabajar con el móvil, apágalo, déjalo en silencio o en modo avión. En mi caso muchas veces lo dejo en otra habitación para que no me surja la tentación de navegar a cada momento.

¿Tienes que trabajar con el ordenador?, ¿cuántas pestañas tienes abiertas que no guardan relación con la actividad que estás haciendo?. Cierra Facebook, cierra la pestaña de Zara o Asos (ejemplos) y deja sólo abierta la pestaña que te hace falta para trabajar. Si no necesitas Internet, simplemente no abras el navegador, propóntelo y hazlo con firmeza.

Elige un organizador y apunta todas las tareas.

Algo que me ayuda mucho a la hora de dividir y clasificar las tareas son los organizadores. Actualmente cuento con una agenda a página por día donde apunto en ella las tareas (por horas, por ejemplo, a las 8:30 Entrenamiento en TFNPTraining, a las 11:00 Reunión) que tengo que hacer diariamente y que están relacionadas con mi ámbito personal.

Además, cuento con un planificador/organizador mensual para todo el contenido de redes sociales y el blog. Puedes utilizar el formato que prefieras, digital o en papel. Yo soy de la vieja escuela, me gusta escribir en papel, subrayar con colores y tachar las tareas ya realizadas, me da mucha satisfacción ver como voy cumpliendo con las tareas que me he propuesto para el día.

Utilizar una agenda, planificador u organizador hará que te hagas una idea de lo que te toca hacer cada día y por supuesto, del tiempo que tienes que dedicar a la ejecución de cada una de esas tareas. También te dará una visión del tiempo que te quedará disponible y que podrás dedicar a ocio. Ver este tiempo libre, ya sea a diario o en algún momento de la semana, nos servirá de motivación para realizar las tareas importantes y urgentes con energía y determinación.

Te aconsejo evitar comenzar muchas tareas a la vez porque no llegarás a terminar ninguna. Es mejor realizar una, terminarla y luego comenzar con otra. Hacer múltiples actividades a la vez nos impide concentrarnos y poner el foco en una sola cosa, nos produce estrés y no disfrutamos de la tarea en sí misma. Del mismo modo es importante que cuando estemos planificando la semana, agrupemos las actividades que sean semejantes. Por ejemplo, cuando tengo que realizar un artículo para el blog, como por ejemplo éste que he escrito, tras terminarlo aprovecho para realizar alguna otra tarea pendiente del ordenador (puede ser seguir redactando otro artículo). De esta manera aprovecho la concentración a la hora de escribir.

Crea tu propia fórmula.

La lectura es un placer para mi, por eso intento sacar unos minutos al día para dedicarlos a un libro.

¿Qué aspectos son importantes para ti?, responder esta pregunta es clave, al igual que: ¿tienes claras tus prioridades?, ¿qué tareas o actividades te aportan bienestar?.

Cada persona tiene que crear su propia fórmula de organización y gestión del tiempo. En este artículo comparto con ustedes cómo gestiono mi día a día pero no significa que lo tengan que hacer igual, porque puede que no les aporte felicidad. Para algunas personas cumplir con 3 tareas al día son suficientes para sentirse satisfechas, para otras tal vez sean 5 y para otras 10. Cada persona tiene sus circunstancias, sus prioridades y objetivos.

A continuación les cuento cómo consigo realizar mis tareas y “llegar a todo”:

Madrugar cada día.

No hay secretos, normalmente me levanto a las 6 de la mañana pero últimamente me he propuesto unirme “al club delas cinco de la mañana” (El club de las cinco de la mañana es un libro de Robin Sharma) y estoy intentando levantarme a las 5, digo intentando porque por ahora me he levantado a las 5:15 y 5:30 pero ha sido suficiente para darme cuenta de cómo cambia la gestión del tiempo durante todo el día.

Madrugar y levantarte antes que el resto de personas tiene sus beneficios, ¿cuáles?, que puedes dedicar esas horas para actividades y tareas que requieran mucha concentración, puesto que predomina el silencio y no tienes distracciones ni interrupciones. Por lo tanto yo hago lo siguiente, me levanto y me visto. Hago unos 10 o 15 minutos de Yoga para despertar el cuerpo y la mente y me siento a trabajar en el ordenador durante una hora. Aprovecho esta hora porque estoy en un nuevo proyecto que requiere silencio y concentración, es lo primero que hago por la mañana. Después desayuno, saco a pasear a Dana sobre las 7 de la mañana y cuando llego a casa, ya tengo toda la mañana libre para dedicarlo a otras actividades. Les confieso que éste punto es el más importante de todos, gestionar bien nuestras mañanas.

Además esta nueva rutina me viene fenomenal de cara a Octubre, ya que comenzaré a estudiar un Master y por lo tanto, será otra tarea nueva que tendré que añadir a mi rutina actual.

Hacer deporte y mantenerme activa.

Cada día hago deporte o alguna actividad física, ya sea yoga, bicicleta o entrenamiento funcional en Tenerife Personal Training, un centro al que suelo ir 2/3 veces a la semana a las 8:30 de la mañana. Como ahora me estoy levantando antes, me da tiempo incluso de hacer yoga y luego acudir al centro. Los beneficios inmediatos que he notado es que antes, llegaba al centro cansada y agotada pero ahora voy totalmente despierta, con mi cuerpo y mis músculos preparados y flexibles.

Antes te aconsejaba que establecieras prioridades, para mi el deporte es una prioridad, no concibo una vida sedentaria puesto que mantenerme activa me permite realizar el resto de cosas que hago. Por lo tanto necesito dedicar tiempo de mi vida a realizar deporte porque aumenta mi bienestar físico, mental y emocional.

Dedicar una hora mínimo al día para mi marca personal.

¿Tienes tu propia marca personal o estás en proceso?. Yo dedico al menos una hora del día a trabajar en ella. Carolina Toledo, mi blog y mis redes sociales forman parte de mi marca personal y cada día me organizo de tal manera que pueda centrarme en ella, por ejemplo, para crear contenido nuevo, para planificar la estrategia de comunicación, etc.

Aparte de mi trabajo para una empresa externa, el trabajo que realizo en casa está enfocado 100 % a mi marca. De ahí que me esté levantando tan temprano para poder dedicar tiempo a un proyecto que espero que vea la luz algún día 🙂 Al que le estoy poniendo muchísimas ganas, mucha motivación y sobre todo inspiración.

Por supuesto, la casa requiere mimo.

Entre mis tareas diarias también aprovecho para hacer algo en casa (limpieza, alimentación). A veces dedico un día entero a hacer cositas en casa, a veces no hago nada y otras semanas hago cada día una tarea. Lo importante es la planificación para no agobiarnos y que el estrés no nos invada. Encontrar un equilibrio entre las personas que viven en el mismo espacio es fundamental, de este modo lograremos una convivencia sana. El otro día en Instagram dije que mi pareja y yo hacíamos todo 50/50 pero no dije que a veces ese porcentaje varía, porque depende de factores externos como el trabajo o proyectos personales. A veces uno da el 100 %, a veces lo da el otro, a veces es un 30/70 o un 80/20. Lo importante es que encontremos el equilibrio y una buena organización que nos haga felices a ambos y nos permita crecer.

El libro que estoy leyendo actualmente.

Dedicar unos minutos al día para nosotros.

Dedicar unos minutos al día para realizar una actividad que nos guste y que no tenga que ver con trabajar es importante, una actividad que nos produzca placer. En mi caso, suelo dedicar unos minutos al día a la lectura, es una actividad que me encanta, que me relaja pero al mismo tiempo con la que aprendo; sobre todo ahora que estoy leyendo libros que me transmiten algún conocimiento.

Algunos días puedo dedicar media hora a leer, otros una hora y otros todo el día. Depende de cómo organice la semana, de cómo planifique el día a día.

Hacer el mantenimiento de las plantas es otra actividad que me relaja, que me la tomo como un hobbie del cual disfruto enormemente cuando me centro por completo en dicha actividad. Esta tarea no es diaria, es una vez a la semana pero la comento igualmente porque creo que todos nos merecemos unos minutos a la semana para poder dedicarlos a lo que queramos, a lo que nos guste, por ejemplo, a disfrutar el domingo de un almuerzo romántico en un lugar con encanto y con buena compañía.

Casa Lercaro en La Orotava

Finalmente quiero transmitirles la idea de que decir “no tengo tiempo”, es simplemente poner excusas para no hacer aquello que es importante y urgente y no nos gusta, o no nos resulta agradable o que, preferimos seguir haciendo lo mismo una y otra vez, cuando lo que tenemos que hacer es cambiar o modificar nuestros hábitos. Nuestras palabras al final se convierten en nuestros actos, ¿de verdad no tienes tiempo?. Querer es poder.

¿Cómo gestionas el tiempo?, me encantará leerte y seguir aprendiendo trucos, rutinas y claves de organización. Muchas gracias por sus comentarios y visitas.

8 respuestas a “Cómo organizo el tiempo: claves, rutinas y organización.

  1. Muy interesante! Sin duda la ingeneria del tiempo es algo fundamental para sacarle provecho a los dias. Parece que no pero va uno retrasando las actividades/tareas q debe hacer y al final pasan semanas por no organizarse

    Le gusta a 1 persona

  2. A mi me encanta tener en mano una agenda, pero lo que anote son citas ( medicas, estèticas, y mis gastos diarios). Me gusta la forma que organizas tu dìas por hora. Esa parte nunca lo he practicado. Hay veces que pienso las tareas que tengo que hacer mientras me baño, pero siempre pierdo la concentraciòn en el pensamiento y dejo que el dìa fluya. Me encantaria estar màs organizada para hacer màs cosas, quiero implementar la lectura en mi diario y el ejercicio.

    Le gusta a 1 persona

  3. Hola Carolina!! Muy inspirador, estoy intentando madrugar…digo intento por que me levanto sobre las 6.30 o 7.00 y me esta costando bastante, pero lo necesito. Ya que trabajo de 9 a 14 y de 16 a 20 de lunes a viernes, tengo una nueva mascota, necesito hacer deporte dedicarme tiempo, la casa, comidas….necesito mas tiempo sino no llegó a todo lo que me gustaría. A que hora vas a dormir por la noche? As ido cambiando la rutina poco a poco? Gracias por tu blog y tus videos en youtube, me gustas muchisimo y eres muy natural y transparente. saludos

    Le gusta a 1 persona

    1. Hola Irene, muchas gracias por tu comentario y apoyo en las diferentes plataformas. En mi caso ya me levantaba temprano desde hace años, a las 6 y 7 de la mañana, ahora lo que hago es levantarme antes. En cuanto a la hora de dormir, siempre tarde, a las 23 o 00 de la noche pero es que por trabajo no puedo acostarme antes. Con 6 horas que duermo por las noches suelo estar bien y activa. Un saludo.

      Me gusta

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s